6 errores comunes en el uso de tu tiempo

Error n° 1 –  No utilizar una lista de tareas

¿Alguna vez tienes esa sensación persistente de que te has olvidado de hacer un trabajo importante? Si es así, probablemente no uses una lista de tareas para estar al tanto de las cosas. (O, si lo haces, es posible que no lo uses de manera efectiva).

El truco con el uso de las listas de tareas pendientes reside en priorizar las tareas. Muchas personas usan un sistema de codificación A – F (A para elementos de alta prioridad, F para prioridades muy bajas).

Si tienes grandes proyectos en tu lista, entonces, a menos que tengas cuidado, las entradas para estos pueden ser vagas e ineficaces. Por ejemplo, es posible que haya escrito «Comenzar en la propuesta de presupuesto». ¿Pero qué implica esto? La falta de detalles puede hacer que pospongas o pierdas los pasos clave. Así que asegúrate de dividir las grandes tareas o proyectos en pasos concretos y procesables, entonces no pasarás por alto algo importante.

Error n° 2 –  No plantearse objetivos (metas)

¿Sabes dónde te gustaría estar en seis meses? ¿Qué estarás haciendo en esta misma época el próximo año, o incluso en 10 años? Si no lo sabes ¡es hora de establecer metas personales!

El planteamiento de metas personales es esencial para administrar bien tu tiempo, porque los objetivos te otorgan un destino, un rumbo y una visión para trabajar. Cuando sepas a dónde quieres ir, puedes administrar tus prioridades, tiempo y recursos para llegar allí. Los objetivos también te ayudan a decidir en qué vale la pena dedicar tu tiempo y lo que es solo una distracción. 

Error n° 3 –  No saber priorizar

Tu asistente acaba de entrar en tu despacho con una crisis con la que necesita que lidies ahora mismo, pero estás en medio de una lluvia de ideas para un nuevo cliente. Estás seguro de que casi has llegado a una idea brillante, pero ahora te arriesgas a perder el hilo de tu pensamiento debido a esta «emergencia».

A veces, es difícil saber cómo priorizar, especialmente cuando enfrentas una avalancha de tareas aparentemente urgentes. Sin embargo, es esencial aprender a priorizar las tareas de manera eficaz si deseas administrar mejor tu tiempo. 

Error n° 4 –  No saber manejar las distracciones

¿Sabes que algunos de nosotros podemos perder hasta dos horas diarias de distracciones? ¡Piensa cuánto podrías hacer si tuvieras ese tiempo!

Ya sea que provengan de correos electrónicos, WhatsApp, colegas en crisis o llamadas telefónicas de clientes, las distracciones nos impiden alcanzar el flujo, que es el trabajo satisfactorio y aparentemente fácil que hacemos cuando estamos 100% comprometidos en una tarea.

Si quieres ganar el control de tu día y hacer tu mejor trabajo, es vital saber cómo minimizar las distracciones y administrar las interrupciones de manera efectiva.

Error n° 5 –  Procrastinar

La procrastinación ocurre cuando postergas las tareas en las que deberías enfocarte ahora mismo. Cuando pospones, te sientes culpable de que no has comenzado; Con el tiempo llegas a temer la tarea. Y finalmente acabas haciendo cualquier otra tarea con tal de no abordarla y creerte que no estás perdiendo el tiempo ¡Pero tarde o temprano te pillará!

Una estrategia útil es decirte a ti mismo que solo vas a comenzar la tarea durante diez minutos. A menudo, los “postergadores” sienten que tienen que completar una tarea de principio a fin, y esta gran expectativa les hace sentirse abrumados y ansiosos. En cambio, concéntrate en dedicar una pequeña cantidad de tiempo para comenzar. ¡Eso es todo!

Error n° 6 –  Comprometerse con demasiados asuntos

¿Eres una persona que le cuesta decir «No» a las personas? Si es así, es probable que tengas demasiados proyectos y compromisos. Esto puede conducir a un bajo rendimiento, estrés y baja moral.

O tal vez, eres lo que se dice un “microgestor”: alguien que insiste en controlar o hacer todo el trabajo el mismo, porque no puede confiar en nadie para hacerlo correctamente.

De cualquier manera, asumir demasiado también puedes ser una señal de mal uso del tiempo y hasta podrías ganarte la reputación de producir trabajo apresurado y descuidado.

Así que aprende a decir que “No” y a delegar (puede que haya alguien que este encantado en hacer esta tarea). ¡Piénsalo!

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